Qualquer director que tenha ao seu lado uma boa executive assistant lhe dirá que ela é imprescindível à sua vida. Mas porquê? Porque, apesar de ser encarada muitas vezes como uma função fácil, é quem os ajuda a realizar todo o trabalho de bastidores para que possam “brilhar”.
O papel de uma executive assistant é bastante complexo e, quando bem feito, facilita e traz bastantes benefícios à vida da pessoa a quem se está a dar assessoria. Neste artigo, vamos desmistificar alguns temas.
Uma executive assistant limita-se a gerir o quotidiano dos seus executivos?
Desengane-se quem acredita nesta afirmação. Para trás ficaram os dias em que as secretárias se limitavam a dactilografar, marcar viagens e gerir agendas. Hoje em dia, o seu rol de funções é complexo e o seu papel é estratégico, chegando a ser responsáveis por grandes escritórios, eventos globais, acções de responsabilidade social e até a ponte de ligação entre os directores e os seus subordinados.
Quais as principais características de uma executive assistant?
O perfil de uma executive assistant acaba por estar sempre muito ligado ao perfil e personalidade da pessoa a quem vai dar assessoria, uma vez que, numa fase final de um processo de recrutamento, a empatia será um factor fundamental para ditar a candidata seleccionada. Isto porque existem pessoas que trabalham melhor com alguém mais extrovertido e outras que preferem ter ao seu lado uma profissional mais introvertida.
No entanto, existem algumas características-chave: orientação para o detalhe, elevado nível de confidencialidade, discrição, sentido de organização e de gestão de prioridades, boas competências comunicacionais e de escrita, capacidade de adaptação, antecipação de problemas, foco e um bom domínio de idiomas.
Que mais-valias pode trazer a um executivo o recrutamento de uma executive assistant experiente?
Normalmente as executive assistant estão junto do coração das empresas, sendo uma ponte entre os colaboradores e os seus executivos, pelo que, quando bem geridas, podem trazer bastantes benefícios para a empresa.
Junto dos colaboradores, são capazes de agilizar procedimentos, dar conselhos de como abordar determinados temas junto das chefias, e até mesmo ajudar em algumas tarefas.
Além disso, uma boa profissional saberá fazer de tudo para que os clientes fiquem com uma boa impressão do trabalho apresentado pela sua empresa, seja porque tiveram atenção na elaboração e redacção dos documentos enviados, porque tiveram a competência de organizar um bom evento, apresentar uma solução ou até mesmo porque são capazes de relembrar os seus executivos de questões importantes para os clientes.
Irão ainda facilitar a vida dos executivos, organizando-a e antecipando problemas, principalmente se estes forem estrangeiros. Muitas vezes, as multinacionais enviam os seus executivos para outros países e uma executive assistant local poderá ajudá-lo a adaptar-se mais facilmente.
Como gerir uma Executive Assistant?
É fundamental delinear um plano de progressão, não só ao nível salarial, mas também de responsabilidades. Um dos principais factores de motivação para estas profissionais quererem abraçar um novo desafio é sentirem-se estagnadas, pelo que é fundamental que haja um acompanhamento próximo. Além disto, sendo um cargo de elevada confiança, é importante valorizar as suas opiniões e recomendações, para que se sintam realizadas
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