Como Gerir Equipas Remotamente

Gerir pessoas remotamente é complicado pois as equipas remotas estão isoladas da comunicação presencial diária que, antes da pandemia de saúde atual, tomávamos como garantida.  

É possível que no início de uma semana todos os membros da equipas tenham uma ideia clara de um projeto, mas que este sofra alterações e desenvolvimentos ao longo dos dias. Sem acesso a reuniões regulares, a equipa de trabalho remoto irá sentir-se perdida. Enquanto gestores, assumimos que se encontram completamente a par de todos os pormenores, mas na realidade podem sentir-se desorientados e considerar que não aportam valor acrescentado.

Mas na verdade o segredo para gerir eficazmente equipas é simples: quando tiver dúvidas, comunique!

Crie um sumário diário

No final de cada dia, é importante que as equipas reúnam para discutir alguns pormenores de projetos importantes. Processos, problemas, preocupações ou decisões tomadas durante o dia são desta forma documentadas e partilhadas com a equipa remota. Desta forma, nada fica perdido.

A Michael Page tem utilizado esta estratégia nas últimas semanas e os resultados têm sido muito positivos. Os colaboradores confirmam sentir-se mais incluídos e informados.

Defina objetivos, tarefas e prazos claros

Todos sabemos que a ambiguidade é inimiga do compromisso. A última coisa que quer é que os membros da equipa remota se sintam isolados ou que estejam à espera que lhes aloquem tarefas. É importante que o líder lhes transmita aquilo que pretende que eles alcancem no futuro a curto prazo, para que se sintam independentes e no controlo das suas funções.  

Durante as reuniões de acompanhamento, definimos a realização de tarefas, KPIs, objetivos a curto e médio prazo; documentando esta informação e tendo-a como referência. É também muito importante que verifique regularmente como os colaboradores se estão a sentir, particularmente no caso das pessoas mais introvertidas ou que se sentem mais  desconfortáveis em expor problemas.

Reconheça os esforços publicamente

Os trabalhadores remotos não ouvem um “Ótimo trabalho!” regularmente.  Esforce-se para reconhecer o seu contributo publicamente, seja numa reunião de equipa ou através de um email. Isto ajuda-os a sentirem que o seu trabalho é reconhecido, valorizado e que são parte da equipa.   

Não aguarde por algo “grandioso” para lhes dar reconhecimento. Pode ser algo simples como terem escrito um bom email, ou pode agradecer-lhes por terem completado uma tarefa proactivamente.  

Participe em team buildings e celebrações

Celebrar em conjunto e criar memórias é uma das melhores formas de aproximar colaboradores remotos. Sejam aniversários, sucessos da empresa, marcos importantes… celebrá-los remotamente não tem custo e ajuda a criar um bom espírito de equipa.

Não apresse as reuniões

As conversas telefónicas tendem a ter mais constrangimentos do que as presenciais. Por vezes, para as pessoas que estão do outro lado é difícil ouvir, falar e impossível interpretar a linguagem corporal. Neste contexto, é importante evitar apressar reuniões. As equipas remotas devem ter a oportunidade de ponderar e responder, visto que não conseguimos ver as suas expressões e identificar se estão confusos. Precisam de sentir que tiveram a oportunidade de ouvir e participar.

No final das reuniões, devem ser distribuídas actas das mesmas. Pode também ser importante fazer um seguimento, através de um telefonema pessoal, para assegurar que tudo foi compreendido pelos colaboradores e para lhes dar a oportunidade de clarificar alguns pontos em privado.

Fazer um esforço para valorizar os colaboradores, comunicar os seus sucessos e inclui-los como parte da equipa será benéfico para todas as partes: a empresa reconhece os seus talentos e eles sentem-se membros envolvidos e valorizados da equipa.

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Publicado a 06/05/2020