Como as leis de proteção de dados a nível mundial estão a pôr os CFO à prova

Os novos regulamentos para as empresas estão a aumentar muito repentinamente.  A companhia de seguros baseada nos EUA, Thomas Risk Management Solutions, calculou uma vez que um novo alerta de regulamentação ocorre a cada 12 minutos, garantido que a conformidade está diretamente na agenda do CFO para o futuro próximo. 

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) Europeu, que entrará em vigor no ano em curso, constitui o exemplo mais recente do furacão regulamentar que está a atingir as empresas em todo o mundo. Prevê-se que tenha um enorme impacto na UE, com as violações da proteção de dados a acumularem coimas de 4% das vendas de grupo ou 20 milhões de euros, consoante o que for mais elevado.

Mais complexos e mais difíceis de compreender

Os CFOs entrevistados para este estudo consideraram unanimemente que o novo regulamento relativo à proteção dos dados era um enorme desafio, sobretudo, uma vez que outras regiões estão a desenvolver leis semelhantes. "É um enorme obstáculo com que todos estão a debater-se de momento", afirma Kelvin Stagg, CFO global do PageGroup. "O resto do mundo está a tomar a mesma direção; já está na forja uma versão chinesa."

Há poucas dúvidas de que nas empresas o CFO está bem posicionado para lidar com os regulamentos em constante mudança. Contudo, à medida que a pressão aumenta, a questão é como fazê-lo. Tal como explica James Gregory, CFO do RU da empresa imobiliária global JLL: "Quer seja GDPR, IFRS ou US GAAP, a lista está a aumentar e a tornar-se mais complexa todos os anos."

O Engenheiro: soluções para reduzir os custos

Além disso, os novos regulamentos afetam mais do que a empresa, especialmente porque um não cumprimento afetaria instantaneamente a sua credibilidade junto dos acionistas. 

É a este nível que o CFO na qualidade de Engenheiro irá revelar-se: esta abordagem específica vê o CFO a tomar a iniciativa de conceber a abordagem correta para lidar com a conformidade, construindo uma solução que necessita do suporte de um leque de disciplinas: finanças, contabilidade, tesouraria, administração, orçamentação e planeamento.

"A conformidade e os regulamentos em mudança significam que precisamos de contar com colaboradores que sabem mais sobre os detalhes práticos, que contribuem para o trabalho necessário para obter a conformidade e que podem analisar e avaliar o progresso de forma competente", afirma Phil Dennis, CFO da Bizspace. "Antigamente, os nossos processos eram bastante conformes, mas a documentação necessitava de uma maior atenção. Agora delegamos tarefas aos colaboradores na empresa que estão mais próximos da ação, mantendo ao mesmo tempo uma visão geral."

O Cientista: familiaridade com as questões de segurança

Para garantir que os sistemas de TI estão em conformidade, o CFO tem de estar familiarizado com as questões de segurança e, de preferência, estar dentro do quadro dos inúmeros sistemas jurídicos, ao trabalhar estreitamente com o COO/CIO ou tendo o departamento técnico a reportar diretamente ao CFO. Não só os sistemas da empresa devem ser submetidos a verificações de estado regulares, mas também os dos clientes e fornecedores. Esta é uma tarefa difícil mais adequada à abordagem de conhecimentos tecnológicos do Cientista. 

O Treinador: criar consciência interna

Contudo, seria imprudente abordar a conformidade exclusivamente a partir de um ponto de vista técnico; Phil Dennis argumenta: "Nos últimos meses, estivemos a trabalhar no GDPR, nos regulamentos de branqueamento de capitais mais rigorosos, nos regulamentos de infração penal ao nível corporativo e, evidentemente, nas alterações à IFRS.  Para cada um destes aspetos tivemos de adotar uma abordagem diferente. Por exemplo: o GDPR não é meramente sobre TI, mas é também sobre a criação de consciência, formação e familiarização ao nível da empresa."

Ao ser um defensor da mudança, o CFO enquanto Treinador pode utilizar a sua visibilidade dentro da empresa para divulgar essa causa entre os colaboradores. De facto, James Gregory, CFO da JLL, encara a formação como uma prioridade fundamental: "O desafio com a equipa de controlo é, no mundo crescente da regulamentação de conformidade, como é que eles o acompanham? Como podem utilizar melhor a tecnologia e como podem obter uma melhor formação em competências sociais? À medida que as leis se tornam mais complexas, os nossos colaboradores precisam de se tornar melhores a explicar aspetos complexos de formas simples."

O Piloto: transformar os regulamentos em vantagem competitiva

Embora muitos CFOs encarem os regulamentos apenas como uma despesa para a empresa, o planeamento adequado e a execução precisa podem tornar-se uma arma secreta competitiva. Quando confrontado com um turbilhão administrativo, estar atento ao panorama geral enquanto Piloto permite a uma empresa transformar a conformidade numa vantagem competitiva.

Um CFO de um grupo de investidores imobiliários explica: "Tendo pertencido a um fundo oportunista, a governação e conformidade revelaram-se essenciais para nós há algum tempo. Consequentemente, formámos um conselho geral verdadeiramente notável que já está à altura destes aspetos e a instruir de forma competente o resto da nossa empresa sobre os mesmos. Estamos agora muito mais conscientes sobre como gerimos e reportamos dados pessoais."

Principais conclusões

• O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) será um dos maiores desafios de conformidade no ano em curso, estando a ser implementadas iniciativas semelhantes a nível mundial
• À medida que as leis se tornam mais complexas e mais difíceis de compreender, os CFOs precisam de nomear peritos que sejam capazes de as explicar às principais partes interessadas de forma acessível
• Para garantir que os sistemas de TI estão em conformidade, os CFOs têm de ter conhecimentos tecnológicos
• A conformidade está também ligada à consciência, formação e familiarização ao nível da empresa
• Com o planeamento adequado e a execução precisa, a conformidade pode tornar-se uma vantagem competitiva

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