10 Conselhos para trabalhar eficazmente, seja onde for

Trabalhar a partir de casa pode ser tão ou mais cansativo como trabalhar no escritório, e em alguns dias a lista de tarefas parece não diminuir. Por outro lado, em casa, há diversas distrações e tentações para realizar tarefas que não estão relacionadas com o trabalho.

Como a produtividade é essencial para os negócios, implementar algumas estratégias simples, ajudam a focar-se no seu método de trabalho, sem precisar de trabalhar até tarde. Crie uma rotina, para manter este nível de produtividade por um longo período.

1. Planeie estrategicamente

Escreva uma lista de tarefas nova todos os dias e tenha-a consigo ao longo do dia para que a possa atualizar e riscar as tarefas que vai concluindo.

2. Comece cedo

Comece o seu dia de trabalho cedo. Poderá começar o seu dia de uma forma mais calma e terminar algumas tarefas antes de os seus colegas e clientes começarem a trabalhar e a fazer-lhe pedidos.

3. Definir prioridades

Realize as tarefas mais importantes primeiro: trabalho que exige concentração ou tarefas relevantes para os seus objetivos, objetivos estratégicos e KPIs. Aprenda a dizer não a pedidos que não sejam essenciais e não perca tempo a aperfeiçoar comunicações ou emails internos quando poderia estar a fazer algo mais rentável.

4. A arte de delegar

Para algumas pessoas delegar tarefas é simples, enquanto outras acham desafiante fazê-lo e confiar certas tarefas a terceiros. No entanto, aprender a delegar tarefas é essencial, não só para o seu próprio desenvolvimento como também para o da equipa. Ao delegar trabalho, pode atualizar as suas tarefas diárias e focar-se em projetos mais importantes, recorrendo às competências de outros. Permite também promover um sentido de comunidade com os seus colaboradores e aumentar a colaboração entre as equipas.

5. Defina prazos para si

Os prazos são essenciais para o foco e controlo. Divida projetos grandes em tarefas pequenas e defina um prazo para concluir cada uma delas. A prática de definir prazos e ir de encontro aos mesmos irá garantir que desenvolve uma competência importante para o sucesso da sua carreira profissional.

6. Tempo de concentração

Marque um horário todos os dias, mesmo que sejam 30 minutos, em que não pode ser interrompido, quer seja pela família, colegas ou chefias, exceto em caso de emergência. Utilize esse tempo para se focar, aplicar-se e completar tarefas importantes rapidamente.

7. A felicidade é a organização

Não ignore emails, fazê-lo irá aumentar o seu trabalho. Adquira o hábito de olhar para todos e movê-los para uma pasta de pendentes para responder ou apagar. Esta tática de organização simples, mas eficaz, irá ajudá-lo a controlar todos os seus emails.

Um sistema de arquivação eficiente é uma prática de trabalho eficaz e parte de boas competências de organização. Se guardar trabalho em pastas partilhadas para que os membros da sua equipa tenham acesso, arquive o seu trabalho enquanto assegura que as pastas estão atualizadas e para reduzir a sensação de sobrecarga por um desktop desorganizado.

8. Horário para contactos

Defina um horário para realizar ou devolver chamadas e marque-o na sua agenda. Ao informar os seus contactos que este é o melhor horário para o contactarem, pode reduzir as interrupções e não terá chamadas ao longo do dia que o poderão distrair.

9. Organizado, mas flexível

Independentemente de quanto planeia, por vezes terá de alterar o seu dia devido a projetos que necessitem de uma atenção urgente. Quando o seu dia não corre como planeado, seja flexível e esteja disponível para alterar as suas tarefas do dia.

10. Prepare-se, depois relaxe

Antes de terminar o seu trabalho, prepare as coisas para o seu dia seguinte. Desta forma pode aproveitar a sua tarde, sabendo que a manhã seguinte não será caótica ou apressada, e tem uma previsão de como o dia irá decorrer. Em vez de trabalhar 14 horas por dia ou ficar stressado devido a um email cheio ou um desktop desorganizado, tente implementar alguns destes conselhos. É provável que sinta um efeito positivo tanto na sua vida pessoal como profissional.

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Publicado a 23/06/2020