Conselhos para Incorporar Novos Colaboradores Remotamente

A crise de saúde global atual está a ter grandes implicações nos processos de recrutamento e uma área importante é a integração de novos colaboradores.

Ao longo das próximas semanas e meses, muitas chefias vão integrar um novo membro da equipa remotamente, em vez de o fazerem presencialmente num escritório ou outro local de trabalho. Esta situação continuará a decorrer enquanto o Governo não alterar as diretrizes de distanciamento social e de trabalho a partir de casa.

Este é um cenário desafiante para ambas as partes, no entanto podemos ajudá-lo. Apresentamos cinco passos para integrar um novo colaborador remotamente.

1. Gerir a pré integração

Este passo por vezes é esquecido, no entanto a sua importância aumenta quando a integração é remota. Existe uma questão importante: o que pretende que o seu colaborador faça no seu primeiro dia de trabalho? Deve enviar um email de boas-vindas ao novo colaborador, uma semana ou duas antes de começar a exercer as suas funções. Deve definir o itinerário para as primeiras semanas, do primeiro ao último dia, agrupado por manhã e tarde. Isto irá transmitir ao colaborador o que lhe é esperado nesta nova função.

O email também deve fornecer detalhes sobre um ponto de contacto, nomeadamente do seu manager ou do departamento de RH, caso seja necessário esclarecer algumas questões. Envie a apresentação da empresa ou partilhe links de vídeos ou áreas do negócio relevantes para a sua função. Apresente também a sua plataforma de aprendizagem digital, se possuir uma. Se possível, atribua um colega de trabalho como mentor, para ajudar o novo colaborador nas suas primeiras semanas.  Os mentores, para além de transmitirem conhecimentos, desempenham um papel importante no crescimento pessoal e profissional do novo colaborador. Têm um papel crucial na integração a um novo ambiente e estão disponíveis para questões rápidas do dia-a-dia. Estes conselhos vão contribuir para que o novo colaborador se integre na cultura, visão e valores da empresa.

2. Preparar as ferramentas informáticas

Com a fase de pré integração concluída, verifique se o novo colaborador tem todos os sistemas informáticos necessários para trabalhar remotamente. Irá disponibilizar um laptop e telemóvel ou o colaborador deverá utilizar os seus? É importante esclarecer estes pormenores desde o início. Deve também verificar se o profissional tem um espaço de trabalho adequado e acesso a uma conexão de internet confiável. Se possível, forneça o contacto de uma equipa ou alguém que poderá oferecer suporte adequado durante a fase inicial deste processo de integração. Finalmente, é fundamental preservar a segurança da empresa, pelo que deve esclarecer que o colaborador compreende todas as políticas de IT e conexão.

3. Estabelecer linhas claras de comunicação

O novo colaborador poderá estar a trabalhar sozinho e sentir-se deslocado se não houver uma comunicação regular. Atualmente, esta questão é especialmente pertinente dado que é improvável que tenha tido contacto pessoal com colegas e chefias, sem ter sido durante o processo de contratação. Por este motivo, é essencial agendar reuniões telefónicas ou de vídeo com pessoas importantes na empresa durante os primeiros dias do colaborador, sendo que as vídeo chamadas diminuem o sentimento de isolamento e constroem a confiança. Tem ao seu dispor diversas ferramentas como o Microsoft Teams, o Zoom e o Skype. Isto vai ajudar o novo colaborado a entender melhor como o seu papel se encaixa na estratégia de negócio geral e a construir relacionamentos mais fortes. Seja inclusivo e agende uma reunião virtual para dar as boas-vindas e informar quem será o seu mentor para que seja ajudado no que for necessário.  

4. Faça um follow up regular

É sempre uma boa prática fazer um acompanhamento regular de um novo colaborador, mas é ainda mais pertinente ao integrar alguém remotamente. De facto, este acompanhamento deverá ser mais frequente do que se estivesse a integrar alguém num lugar físico com outros membros da equipa presentes. É importante atingir um equilíbrio entre a criação de linhas claras de comunicação e evitar que o novo membro sinta que está a ser controlado, mesmo à distância. Durante a primeira semana é altamente aconselhável fazer um check up diário, mas a frequência pode ser reduzida nas semanas seguintes, principalmente quando o novo colaborador conhece os seus colegas e abre outras linhas de comunicação através de projetos e prioridades. Reforce as conversas com emails onde são definidas ações claras, que ficarão desta forma registadas para seguimentos futuros.

Deve também criar um plano de integração e formação variado. É muito desmotivante ter de participar dias seguidos numa formação sobre um mesmo tema.

Garanta que o refere o EVP da empresa na formação e que o novo colaborador toma conhecimento das políticas do mesmo.

5. Dar feedback sobre o desempenho

Embora vivamos um período de exceção, o período experimental ainda é a fase em que ambas as partes se avaliam mutuamente e decidem se existe um alinhamento de perfis e expetativas. No entanto, no atual cenário, pode ser necessário moderar algumas expetativas ou fazer concessões sobre determinados pontos da função, dada a preparação remota e o facto da formação e acompanhamento serem mais difíceis sendo remotos. Deve também pedir feedback ao novo colaborador sobre o processo de integração remoto, podendo acrescentar algumas aprendizagens no processo quando integrar o próximo colaborador remotamente.

É importante oferecer uma formação continua, apoio pessoal e acompanhamento durante este período de incertezas. Se experimentou e testou um programa de formação online, não negligencie a necessidade de contacto humano. As equipas de Learning and Development (L&D) devem realizar check-ins regulares com o novo colaborador, agenda sessões e avaliar o seu progresso. Está provado que os novos colaboradores progridem mais rapidamente com um programa de L&D compreensivo, em comparação aos que não têm este programa, e um ambiente de apoio irá contribuir para o sucesso do colaborador. 

Se pretende recrutar o melhor talento e integrá-lo remotamente, entre em contacto com um dos nossos consultores para uma conversa confidencial.

Publicado a 07/05/2020