Os mais de 200 funcionários da Automattic – a empresa por trás do WordPress – nunca vão ao escritório de manhã. Seria praticamente impossível visto que trabalham em 174 cidades diferentes, em 29 países de todo o mundo. O seu escritório situa-se onde tiverem uma ligação à internet: pode ser em casa, na praia ou num café. A Automattic é apenas um exemplo de uma lista em crescimento de empresas que trabalham parcialmente ou totalmente pela via virtual. Também multinacionais como a Apple e a Dell têm funções que podem ser, pelo menos parcialmente, realizadas em casa. As vantagens são claras: desta forma a organização reduz custos e pode recrutar talentos em qualquer parte do mundo. Mas como se pode garantir que os colaboradores se mantêm produtivos e motivados?

Boa comunicação

O maior desafio para as empresas cujos colaboradores trabalham remotamente é a comunicação dentro da equipa. Conversas casuais na máquina de café, sessões de brainstorm numa sala de reuniões e avaliações de performanc : todas necessitam de ser substituídas por um equivalente virtual. Como? De acordo com Sara Sutton Fell, a CEO do FlexJobs, é importante recorrer não apenas a uma ferramenta de comunicação online, mas a várias. Para informações práticas, como a partilha de informação ou atualizações num projeto, o email serve perfeitamente. Mas para sessões de brainstorm e partilha de informações pessoais, o telemóvel ou videoconferência são mais indicados.

Objetivos claros

Uma das razões apontadas pelas empresas que não querem recorrer ao trabalho remoto é o receio de os colaboradores não desenvolverem as suas tarefas. Receiam que os colaboradores aproveitem estar longe para completar tarefas pessoais em vez de se dedicarem aos projetos profissionais. A solução é estabelecer objetivos específicos e prazos com que ambos concordem. Dependendo na quantidade de verificação de  que necessita, pode encontrar softwares que monitorizam a atividade do computador, como  emails e pesquisas na internet. Contudo, não se esqueça que esta monitorização terá um efeito negativo: afalta de confiança que transmite aos seus colaboradores.

As ferramentas corretas

O trabalho remoto apenas faz sentido se fornecer aos seus colaboradores as ferramentas de  que necessitam para comunicar entre si, partilhar informação e realizar o seu trabalho. Considere investir em smartphones, headsets e webcams, num bom software online, como o Google Docsuma e numa ferramenta de gestão de projetos como o Basecamp. Estas plataformas permitem-lhe controlar o progresso do trabalho, manter uma comunicação fluída em tempo real e planear projetos remotamente.

Abordagem pessoal

Algumas empresas são extremamente rígidas quanto aos horários de trabalho dos seus colaboradores. Estas medidas negligenciam uma das maiores vantagens de trabalhar remota: a fácil adaptação das horas de trabalho às necessidades dos profissionais. Por exemplo, podem haver colaboradores que preferem começar e terminar de trabalhar um pouco mais tarde. Um local de trabalho virtual permite aos colaboradores organizar mais facilmente o trabalho de acordo com as suas preferências pessoais.

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